Sebbene la Legge sui Registri pubblici abbia previsto la possibilità di effettuare la registrazione dei dati nei registri da parte dei notai sin dal primo gennaio 2014, di fatti questa procedura è stata resa possibile solo dal 15 maggio 2015, quando il Ministero della Giustizia ha fornito accesso ai notai al Sistema Elettronico dei Registri Pubblici (ISVR). Un altra precondizione per rendere effettiva questa opzione è stata la modifica al tariffario pubblico dei Tribunali entrato in vigore il primo maggio di quest'anno. L'inserimento diretto dei dati nei Registri da parte del notaio è quindi attivo da poco più di sei mesi
L'inserimento dei dati da parte del notaio non sostituisce l'inserimento dei dati direttamente presso i Tribunali dei Registri. Ne costituisce invece un'alternativa, che talvolta non è però praticabile. In questi casi non resta che rivolgersi direttamente ai Tribunali. La condizione preliminare per l'inserimento da parte dei notai è l'esistenza di una pratica notarile di riferimento, che contenga la dichiarazione del notaio attestante che gli atti sono conformi alla legislazione vigente e agli atti fondativi della persona giuridica. Inoltre il proponente deve presentare al notaio tutti i documenti richiesti dalla legge per l'iscrizione dei dati nel Registro.
Il notaio non può effettuare l'iscrizione nei Registri solo su base di documenti di carattere privato. A questa conclusione è giunto l'Ordine dei notai in un suo commento esplicativo della norma. Da questo si evince che gli atti effettuati dopo gli atti, di cui è stato fatta la pratica notarile di riferimento, dovranno essere registrati su base di un altra pratica notarile.
Non è possibile istruire la pratica notarile presso un notaio ed effettuare l'iscrizione dei dati presso un altro notaio. L'iscrizione dei dati può essere fatta solo dal notaio, che ha istruito la pratica di riferimento, e qualora sia necessario istruire diverse pratiche, allora il notaio le dovrà istruire tutte. Nel processo d'iscrizione diretta da parte del notaio infatti non viene infatti istruita una procedura formale di controllo dei documenti, come nel caso di inserimento tramite il Tribunale, in quanto si dà per assodato che il notaio abbia verificato che il comportamento giuridico sia conforme alla legge. L'iscrizione diretta è perciò ricercata soprattutto per la sua velocità. Il notaio ha infatti l'obbligo di iscrivere i dati nel Registro senza indugi. Perciò sovente i dati appaiono inseriti nel Registro già il giorno dopo la domanda di inserimento. Un altro indubbio vantaggio è la sicurezza del nome della persona giuridica nel caso della sua prima registrazione. Infatti il notaio deve verificare durante l'istruzione della pratica di riferimento che il nome prescelto non sia ingannevole o confondibile con un nome già registrato. Un altro vantaggio fondamentale è la comunicazione diretta tra il notaio e il cliente escludendo così ogni potenziale incomprensione nella fase di registrazione dei dati.
Un vantaggio non sempre presente è il minor costo dell'inserimento dei dati da parte del notaio. Ad esempio in situazioni, che non richiedono l'istruzione di una pratica notarile per la registrazione, l'inserimento dei dati da parte del notaio è più costoso, a causa dell'obbligo di istruire comunque una pratica di riferimento. Tuttavia nella maggior parte dei casi l'inserimento dei dati nel Registro commerciale richiede la presenza di una pratica notarile. In questo caso il bollo presso il Tribunale è di due mila corone, mentre presso il notaio scende a mille corone, a cui vanno sommate altre trecento corone per l'istruzione della pratica di riferimento.
In conclusione possiamo affermare che l'inserimento diretto dei dati da parte dei notai costituisce una gradevole novità, che viene già sovente utilizzata dagli utenti.
Michaela Riedlová, avvocato
Studio legale Havel, Holásek & Partners s.r.o.
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